要有效管理及維修保養樓宇， 業主立案法團、業主委員會或產業經理應保存一套完整的記錄。這些記錄應包括：

• 獲建築事務監督批准的建築、結構、排水設施、地盤平整、改建或加建等圖則， 與批核有關的文件， 如計算資料、契約、證明書、許可證等，及更改有關樓宇個別部份用途並獲建築事務監督接納的記錄

• 經水務署接納的水管敷設圖則

• 經消防處接納的消防設備圖則

• 暗藏公用設施如電線、煤氣管、電話線等的分佈圖

• 維修記錄及有關證書、法定表格及命令、安裝及替換的記錄

• 樓宇設施、機械元件及裝置的測試及操作手冊

• 特定物料及組件（ 例如防水物料及其安裝工程） 的規格證明書、專
業承建商或供應商提供的保用證等

• 大廈公契

樓宇的發展商、有關的專業人員或設計顧間應有以上全部或大部份的資料記錄。業主立案法團、業主委員會或產業經理可要求取得這些記錄的副本，以便日後運作。

至於落成已久的樓宇， 發展商或上述人士可能已沒有保存這些記錄。業主立案法團、業主委員會或產業經理可向有關政府部門索取這些記錄。屋宇署備存建築事務監督於1945年後批核的圖則， 供市民閲覽或複印。

屋宇署亦有保存發給私人樓宇的佔用許可證（ 即「入伙紙」）。此證概略説明有關樓宇的資料及其核准用途。市民如欲查詢樓宇某部份的核准用途， 應參考最新核准建築圖則。屋宇署會向索取樓宇入伙紙或核准圖則副本的人士收取費用。